La Gestione Documentale, è un sistema, formato da un insieme di procedure che si occupa di gestire, organizzare, condividere ed archiviare i file.
I file possono essere prodotti direttamente sulla piattaforma, o essere il risultato della digitalizzazione di documenti cartacei. Suddetti file possono essere di qualunque formato come pdf, xml, xls, word, txt, immagini, etc…
Il processo di conversione dal documento cartaceo a quello digitale, prende il nome di dematerializzazione, che apporta numerosi vantaggi nella gestione degli stessi:
- Ottimizzazione delle modalità di invio e ricezione del documento
- Riduzione del volume fisico della carta utilizzata
- Riduzione dei costi di archiviazione e snellimento delle procedure
- Inalterabilità del documento col passare del tempo
- Protezione del documento tramite mezzi informatici
Lo strumento a cui Cloud4Business si affida per mettere in pratica tutto ciò, è un potentissimo ECM (Enterprise Content Management) con anche funzioni di BPM, usatissimo anche da grandi aziende e società.
Alfresco, nella sua versione Community racchiude tutte le caratteristiche elencate, e molto altro, come la gestione degli utenti, dei clienti, degli appuntamenti ed opportunità di lavoro. La possibilità di creare un sito pubblico, una wiki ed un blog, di assegnare spazi e cartelle condivise a singoli utenti o a gruppi di essi.
Una caratteristica importantissima è la possibilità di sfruttare il motore BPM integrato in Alfresco.
Il BPM, ovvero Business Process Management, è uno strumento che permette di creare flussi di lavoro (Workflow) da far percorrere ai documenti, assegnando compiti specifici su di essi a determinate figure professionali, o automatizzando operazioni come invio del documento, invio de email o notifiche, conversione del documento in altri formati, etc…
Tutto ciò è possibile grazie al motore BPMN 2.0. Activiti
